Jak si správně vybrat tiskové zařízení

Když sečteme aktuálně nabízená tisková zařízení předních výrobců dojdeme k číslu přesahujícímu 500. To je velký argument pro to nezareagovat na první „výhodnou nabídku”, ale pořádně se zamyslet nad skutečnými potřebami.

Abychom vám výběr usnadnili, sestavili jsme návod v podobě 10-ti otázek pro správný výběr vhodného tiskového zařízení:

1. Kolik uživatelů bude zařízení používat?
   Zvažte, kolik uživatelů na něj bude směrováno a rozhodněte se pro zařízení, které nebude předimenzované pro dané pracoviště, ale ani nedostatečné. V obou případech by to totiž znamenalo zbytečné náklady navíc. V technických specifikacích hledejte určení zařízení (pro pracovní skupiny od – do uživatelů, oddělení, apod.). K jinému než síťovému připojení tiskárny se uchylujte pouze pokud máte naprostou jistotu, že na zařízení skutečně nikdy nebude tisknout více než jeden uživatel. I tak se ale připravíte o jednoduchou centrální správu tiskárny a další výhody síťového připojení zařízení.
2. Potřebují uživatelé barevný tisk?
   Barevný dokument zvyšuje vnímání značky firmy až o 80 %, je až o 75 % srozumitelnější a čtenář u barevného dokumentu udrží pozornost až o 82 % déle. Současné barevné laserové tiskárny umožňují kontrolovat barevný tisk dle uživatelů a aplikací. Nemusíte se tedy obávat toho, že vás barva nutně přivede na mizinu. Barevné laserové tiskárny HP vyšších tříd navíc tisknou černobíle za cenu srovnatelnou s monochromatickou tiskárnou.
3. Co znamená měsíční zatížení?
   U tiskových zařízení bývá uvedeno tzv. provozní zatížení, které udává maximální zátěž, kterou zařízení v rámci měsíce unese. Rozhodně to ale není optimální zátěž pro tiskárnu. Doporučené zatížení bývá zpravidla 10% z uváděného (maximálního) provozního zatížení.
4. Zjednoduší a zlepší práci uživatelů multifunkčnost?
   Nahrazení více zařízení jedním ušetří váš čas, místo, peníze, materiál i náklady na údržbu. Dnešní multifunkční zařízení většinou plně nahradí vaše tiskárny, kopírky, skenery i faxy a navíc nabídnou uživatelům pokročilé funkce jako je sešívání, tvorba brožur, skenování do e-mailu, skenování do síťových složek, dokument management a podobně.
5. Důležitější než náklady na pořízení zařízení jsou celkové náklady na vlastnictví (TCO)!
   Náklady na tisk totiž zdaleka netvoří jen náklady na zařízení a spotřební materiál, ale také náklady na podporu uživatelů, související infrastrukturu, nedostupnost zařízení, pořizování spotřebního materiálu a další, na první pohled neviditelné, náklady. Spočítat celkové náklady na vlastnictví není jednoduché, u větších zakázek vám s tím rád pomůže náš konzultant. Pokud ale chcete mít jistotu výběru ekonomického zařízení, můžete začít kalkulací celkových přímých nákladů na tisk v horizontu 3 nebo 5 let. Do přímých nákladů na tisk započítáte pořizovací náklady na zařízení, ideálně včetně ceny rozšířené / prodloužené záruky (v případě HP tzv. CarePack) a dále náklady na spotřební materiál. Výtěžnost spotřebního materiálu se zpravidla uvádí při 5% pokrytí. Když víte, kolik na dané tiskárně stojí vytisknout stránku s 5% pokrytím (součet všech cen spotřebního materiálu / výtěžností), dále víte, kolik vytisknete stran za měsíc a s jakým pokrytím, tak si snadno spočítáte vaše náklady na spotřební materiál. Pokud si s tím dáte práci, můžete jednoduše zjistit, že co se na první pohled zdálo drahé, je vlastně levné. A naopak!
6. A3 nebo A4?
   Více než 90 % všech tiskových výstupů má formát A4. Zbytek tvoří jiné formáty jako obálky, A3, apod. Proto je důležité zvážit, jestli opravdu potřebujete ke své práci větší formát než A4, abyste se nezařadili mezi zákazníky, kteří kvůli občasnému A3 tisku platí nesmyslně vysokou cenu za tisk A4 dokumentů. Možná bude i pro vás vhodnější doplnit výkonné A4 zařízení s nízkými náklady na tisk menší, A3 inkoustovou tiskárnou.
7. Budete tisknout vícestránkové úlohy?
   Běžný papír se podílí cca 10 – 45 % na celkových nákladech na vytištění jedné strany a použití oboustranného tisku může tedy ve vaší společnosti ušetřit nemalé peníze. Doporučujeme vám tedy zařízení vybavená duplexními jednotkami. Na druhou stranu existují ale i pracoviště, kde se v naprosté většině tisknou jednostranné dokumenty, např. faktury, dodací listy apod. Duplexní tisk tady nemá žádné praktické využití a duplexní zařízení zbytečně zvyšuje náklady na tisk.
8. Z jakých operačních systémů a speciálních aplikací bude zařízení tisknout?
   Podpora pro speciální typy aplikací není zpravidla možná u všech zařízení a je třeba na ni myslet už při výběru tiskového zařízení. Používáte DOS aplikace, Citrix, terminálové aplikace? Ujistěte se, že vybrané tiskové zařízení je s nimi kompatibilní.
9. Je pro vás důležitá rychlost tisku?
   Parametr udávaný u zařízení – „tiskne x stran za minutu“ znamená rychlost tisku při maximálních otáčkách. Nepočítá ale s dalším důležitým parametrem, kterým je doba zahřívání zařízení, než začne tisknout – rychlost vytištění první strany. Některá zařízení na trhu se zahřívají a připravují k tisku déle, než úlohu tisknou.

Stále nemáte úplně jasnou představu? Pak je třeba se poradit s odborníky, například na telefonu 234 003 911
, adrese poradce.tiskarny@tonerexpres.cz nebo využít parametrický vyhledávač tiskáren.